L'elaborazione delle buste paga richiede una gestione attenta per garantire stipendi accurati e conformità fiscale sui salari. Un datore di lavoro può utilizzare un sistema computerizzato interno in cui il software per la gestione delle retribuzioni esegue i calcoli, oppure può affidare il compito a un fornitore di servizi di gestione delle retribuzioni per gestire i calcoli. Può anche utilizzare il sistema manuale, che richiede ancora più cautela.
Identificazione
Il calcolo manuale delle buste paga significa che la busta paga viene elaborata manualmente. Non richiede un investimento in software per il libro paga. Tale software ha tariffe incorporate nella programmazione, che elimina il calcolo manuale delle imposte sui salari. Inoltre, il software calcola i salari e archivia i dati sui salari dei dipendenti. Con il calcolo manuale, il rappresentante del libro paga deve calcolare manualmente tutti i salari e le detrazioni richieste. Se il rappresentante non sta attento, può commettere errori.
Requisiti
In genere, tutto ciò che è necessario per eseguire l'elaborazione manuale delle buste paga è una calcolatrice, assegni in bianco, una macchina da scrivere (se le buste paga non sono scritte a mano) e cancelleria. Il dipendente che gestisce il libro paga deve avere una conoscenza sufficiente delle leggi sul libro paga per eseguire abilmente i calcoli. Ad esempio, deve rimanere al passo con le leggi sui salari del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti e le leggi sull'imposta sui salari dell'Internal Revenue Service. Se non comprende abbastanza bene queste leggi, il risultato può essere stipendi errati e non conformità alle leggi sui salari, che portano a tasse e sanzioni.
Tipi
Esistono molti tipi diversi di calcolo salariale manuale. Il rappresentante del libro paga calcola manualmente il tempo orario dei lavoratori, che include i dati di calcolo del tempo. Calcola manualmente gli stipendi, che include la divisione della retribuzione annuale per il numero di periodi di retribuzione nell'anno. Calcola manualmente la retribuzione supplementare, come la retribuzione per gli straordinari, il licenziamento e la retribuzione retroattiva a causa di aumenti retributivi.
Inoltre elabora manualmente nuove assunzioni e cessazioni e calcola le imposte sui salari. Quest'ultimo include la determinazione dell'importo della ritenuta per l'imposta federale sul reddito, l'imposta statale sul reddito (se applicabile), l'imposta sulla previdenza sociale e l'imposta Medicare. Deve calcolare detrazioni legali, come pignoramenti salariali e trattenute per il mantenimento figli, nonché detrazioni volontarie, come pensione, assistenza medica, invalidità, vita e prestazioni dentali.
Risorse fiscali
Quando si calcola manualmente l'imposta sul reddito federale, il rappresentante dei salari dovrebbe sempre consultare la circolare E dell'IRS (Guida fiscale del datore di lavoro), che istruisce un datore di lavoro su come trattenere, rendicontare e pagare le imposte federali sui salari. Contiene le tabelle delle imposte federali necessarie per calcolare manualmente l'importo della ritenuta alla fonte dei dipendenti, nonché le aliquote fiscali di Social Security e Medicare. Inoltre, deve utilizzare il modulo W-4 del dipendente per calcolare l'imposta federale sul reddito.
avvertimento
Un datore di lavoro dovrebbe eseguire il calcolo manuale delle buste paga solo se il libro paga è piccolo, ad esempio meno di 10 lavoratori, a causa della propensione agli errori nel processo.
