Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di inventario computerizzato?

È ancora possibile gestire un'azienda senza un computer, ma dovrebbe essere un'impresa molto piccola e sicuramente faresti le cose nel modo più duro. Dal momento che probabilmente hai comunque dei computer nella tua azienda, ha senso massimizzare il valore che ottieni da loro. Un modo per farlo è informatizzare il sistema di inventario. Puoi usare il computer solo per velocizzare la tenuta dei registri o passare a un sistema di inventario completo e in tempo reale, a seconda delle tue esigenze, ma in entrambi i casi, trarrai vantaggio dall'avere informatizzato.

Sistemi di inventario periodico e perpetuo

In generale, ci sono due modi per gestire il tuo inventario. Uno è contarlo fisicamente periodicamente a intervalli regolari e quindi riconciliare il tuo inventario effettivo con le cifre mostrate sui tuoi libri dopo aver contabilizzato gli ordini in entrata e le vendite in uscita. Questo metodo beneficia dell'informatizzazione in molti modi, sebbene se la tua azienda è abbastanza piccola, puoi mantenerla completamente "vecchia scuola" utilizzando carta e penna.

Le aziende con scorte di magazzino più grandi da gestire e una maggiore rotazione del prodotto, generalmente preferiscono quello che viene chiamato un sistema di inventario perpetuo. Questo tipo di sistema tiene traccia delle tue vendite e degli ordini in tempo reale, aggiornando il conteggio dell'inventario ad ogni transazione. È qui che i vantaggi dell'informatizzazione si manifestano più chiaramente.

Conteggio rapido e accurato

Anche se utilizzi un sistema di inventario perpetuo, di tanto in tanto dovrai eseguire un conteggio fisico per assicurarti che i tuoi record di inventario siano accurati. Uno dei maggiori vantaggi di un sistema di inventario computerizzato è che consente un conteggio più rapido e accurato.

La scansione di codici a barre o codici QR è più veloce e più facile che annotare manualmente i numeri di magazzino o sfogliare le pagine dei fogli di inventario, cercando l'articolo corretto. Significa anche che non dovrai trasferire quei numeri manualmente al tuo software di contabilità o database di inventario, il che elimina un'altra possibile fonte di errori e diverse ore di tempo per l'immissione dei dati. Invece, è un caricamento elettronico veloce.

Ricezione e spedizione migliori

I sistemi di inventario computerizzati semplificano anche la spedizione e la ricezione degli ordini e lasciano meno spazio agli errori. Puoi semplicemente scansionare il prodotto nell'inventario non appena ricevuto e verrà visualizzato nell'inventario disponibile. Allo stesso modo, quando invii un ordine ai tuoi clienti, puoi scansionare ogni articolo fuori dall'inventario.

Nella vendita al dettaglio, i tuoi cassieri fanno la stessa cosa mentre fanno scorrere o scansionano ogni articolo venduto. Dovrai comunque addestrare il tuo personale a ricontrollare il contenuto di ciascuna casella rispetto all'ordine o alla fattura, ma stai ancora eliminando uno o più passaggi di inserimento dati in cui possono verificarsi errori.

Restringimento ridotto e inventario mancante

Ogni volta che conti il ​​tuo inventario, scoprirai che parte di ciò che dovresti avere semplicemente non è lì. Ci sono una serie di potenziali ragioni per questo, con il taccheggio e il furto di dipendenti in testa alla lista. Anche i tuoi errori amministrativi interni e le frodi dei fornitori sono fattori significativi.

Secondo i dati di un sondaggio della National Retail Federation del 2017, rappresentano un totale combinato di oltre il 26% di contrazione, che può sommarsi a denaro reale. Riducendo le possibilità di errori nei processi di conteggio, spedizione e ricezione, i sistemi di inventario computerizzati possono aiutare a ridurre quel numero.

Migliore gestione dell'inventario

Se utilizzi un sistema di inventario periodico, il conteggio dell'inventario dei tuoi libri sarà generalmente obsoleto nel momento in cui il tuo contabile termina l'aggiornamento dei dati. Ciò significa che dovrai sempre portare con te almeno una piccola quantità di inventario extra per coprire le vendite previste o la produzione prevista se sei un ristorante o un produttore. Ciò lega denaro e spazio di archiviazione che altrimenti avresti a tua disposizione.

Con un sistema computerizzato di inventario perpetuo, saprai sempre i tuoi livelli di inventario con un solo sguardo. Potresti essere in grado di trasportare meno inventario o persino andare a un sistema di inventario completo e just-in-time, con il prodotto che arriva dai tuoi fornitori quando è necessario. Questo può rappresentare un vero risparmio sui costi.

Informazioni sulla gestione in tempo reale

Uno dei vantaggi cruciali di un sistema di inventario computerizzato perpetuo è che ti fornisce le informazioni di gestione di cui hai bisogno in tempo reale. Ciò va oltre i dati di vendita attuali e i livelli di inventario, fino al cuore delle tue operazioni. Considera il costo del venduto (COGS), per esempio. È una cifra che misura l'efficienza con cui trasformi le tue forniture in ricavi di vendita o, nel caso di un rivenditore, quali margini hai realizzato sui prodotti che hai venduto.

In un sistema di inventario periodico, conosci veramente il tuo COGS solo alla fine di un ciclo di inventario, quando hai fisicamente contato il tuo inventario e il tuo contabile può fare i conti. Nel mezzo, lavori da un'ipotesi di flusso di costi, che equivale a poco più di una "ipotesi migliore". Con un sistema di inventario perpetuo, puoi visualizzare un COGS aggiornato in qualsiasi momento, il che significa che identificherai e sarai in grado di correggere i problemi non appena si verificano.

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