L'accesso al calendario per visualizzare gli eventi imminenti è una parte cruciale della gestione efficace del tempo. Sebbene sia possibile accedere agli account di scambio tramite la maggior parte dei client di posta elettronica, Microsoft Outlook ti consente di accedere a tutte le informazioni sull'account di scambio da un unico posto, incluso il calendario. Per impostazione predefinita, il calendario viene aggiornato in Outlook ogni volta che si dispone di una connessione Internet attiva per inviare e ricevere le informazioni sulla cartella di scambio. I nuovi appuntamenti aggiunti al calendario nel client Outlook vengono automaticamente aggiornati e sincronizzati con il server Exchange dell'organizzazione.
Invia / ricevi calendario di Exchange
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Apri Outlook e fai clic su "Calendario", che si trova nella barra di navigazione nella parte inferiore di Outlook.
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Fare clic sulla scheda "Invia/Ricevi".
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Fare clic sul pulsante "Aggiorna cartella" nel gruppo Invia e ricevi della barra multifunzione Invia / Ricevi. Il tuo calendario di scambio verrà aggiornato e una barra di avanzamento indica lo stato dopo "Invia / Ricevi" nella barra di stato di Outlook. In alternativa, fare clic sul pulsante "Invia / Ricevi tutte le cartelle" o premere "F9" per aggiornare tutte le cartelle configurate in Outlook.
Crea un appuntamento o una riunione
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Apri Outlook e fai clic su "Calendario" dalla barra di navigazione in basso.
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Fare clic sul pulsante "Nuovo appuntamento" nel gruppo Nuovo della barra multifunzione Home. In alternativa, premi "Ctrl-Shift-A" per creare un appuntamento.
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Inserisci una descrizione nel campo "Oggetto", una posizione nel campo "Località" e i dettagli dell'evento nel campo principale dell'appuntamento.
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Immettere una data e un'ora nei campi accanto a "Ora di inizio" e "Ora di fine" per programmare l'appuntamento. Ad esempio, puoi inserire "Oggi", "Due settimane da domani" o la data in qualsiasi formato riconosciuto come "1/1/2015". Facendo clic sull'icona del calendario è possibile selezionare una data dal calendario. In alternativa, puoi impostare la data e quindi selezionare la casella accanto a "Evento tutto il giorno" per modificare l'appuntamento in un evento che dura tutto il giorno.
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Fai clic sul menu a discesa "Mostra come" nel gruppo Opzioni della barra multifunzione Appuntamento, quindi seleziona come verrà contrassegnato il tuo tempo sul calendario. Questa impostazione indica agli altri che visualizzano il tuo calendario quando sei libero o occupato per nuove convocazioni di riunione. Per impostazione predefinita, gli eventi che durano tutto il giorno vengono visualizzati come "gratuiti" e i nuovi appuntamenti vengono visualizzati come "occupato" sul calendario.
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Fare clic sul pulsante "Ricorrenza" nel gruppo Opzioni della barra multifunzione Appuntamento, quindi configurare la pianificazione della ricorrenza se si desidera che l'appuntamento si ripeta in una serie. Ad esempio, fai clic sul pulsante di opzione accanto a "Mensile", inserisci "1" nel campo accanto a "Giorno", quindi inserisci "2" nel campo accanto a "Di ogni" per configurare un appuntamento ricorrente bimestrale. Fare clic sul pulsante "OK" per salvare le modifiche.
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Fare clic sul pulsante a discesa "Categorizza" nel gruppo Tag della barra multifunzione Appuntamento, quindi fare clic su una categoria di Outlook da assegnare all'appuntamento.
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Fare clic sul pulsante "Invita partecipanti" nel gruppo Partecipanti della barra multifunzione Appuntamento per modificare l'appuntamento in una riunione. Inserisci gli indirizzi email di tutti i partecipanti a cui desideri ricevere la convocazione della riunione. In alternativa, fare clic sul pulsante "A ..." per sfogliare la rubrica globale della propria organizzazione, fare doppio clic sul nome di un contatto che si desidera invitare all'appuntamento e quindi fare clic sul pulsante "OK". Per riportare la riunione a un appuntamento, fare clic sul pulsante "Annulla invito" nel gruppo Partecipanti della barra multifunzione della riunione.
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Fare clic sul pulsante "Salva e chiudi" nel gruppo Azioni della scheda Appuntamento o Riunione per salvare l'appuntamento e inviare inviti alla riunione a tutti i partecipanti inclusi.
