La tua contabilità può andare in tilt in molti modi diversi. Ogni volta che apporti modifiche - nuovi metodi di contabilità, nuovo software - potresti finire accidentalmente per dichiarare erroneamente entrate o spese. Quando fai delle stime, può facilmente portare a ricavi sopravvalutati o sottostimati. Se in qualsiasi momento i membri del tuo staff iniziano a saltare le precauzioni di base, c'è anche il rischio di problemi. I rendiconti finanziari per un determinato periodo devono essere accurati, quindi è necessario rilevare gli errori.
Fare stime
Le stime, per loro natura, tendono a sovrastimare o sottostimare le prestazioni future della vostra azienda. Il conto economico deve stimare le potenziali perdite di entrate derivanti dai rendimenti delle vendite e dai clienti che non pagano le bollette. Se sovrastimi le tue perdite, il reddito della tua azienda sembra peggiore di quanto non sia in realtà. La sottovalutazione ha l'effetto contrario.
Il modo migliore per evitare errori è seguire i principi contabili standard. Supponi di sapere che circa il 10 percento dei crediti verso clienti non viene pagato ogni trimestre. È sicuro usarlo come indennità per crediti inesigibili e quindi correggere i rendiconti finanziari se ti sbagli. Se, invece, imposti un'indennità per crediti inesigibili dell'1% sapendo che era un eufemismo, potresti finire nei guai per aver riportato informazioni false.
Segui la procedura
Anche nell'era digitale, gli errori contabili si verificano perché le persone non scrivono le cose. Se usi la piccola cassa per pagare piccole spese di lavoro - carta per fotocopiatrici, pedaggi autostradali, pranzo per dipendenti oberati di lavoro - potrebbe non valere la pena inserire queste fatture individuali. Nel tempo, possono sommarsi: $ 10 non registrati a settimana sono un'esagerazione di $ 520 entro la fine dell'anno. Oppure supponiamo che un cliente lasci un assegno quando esci dalla porta. Potresti depositarlo in banca e dimenticare di inserire il pagamento, quindi i tuoi registri sottostimano il denaro contante.
Addestrare tutti a registrare tempestivamente le transazioni può ridurre gli errori. Semplici passaggi come la riconciliazione dell'estratto conto bancario dovrebbero rilevare più errori.
Apporta le modifiche con attenzione
Ogni volta che si modificano i metodi contabili, è possibile che si verifichino errori. Supponi di iniziare la tua attività utilizzando la contabilità di cassa, quindi passa al metodo di competenza. Nella contabilità per competenza, non si attende il pagamento; inserisci il reddito non appena lo hai guadagnato. Ciò cambia non solo quando si segnala il reddito, ma come lo si tiene traccia nei registri. È facile che le cose vadano male.
Alcune aziende utilizzano più di un sistema di software, ad esempio utilizzando programmi diversi per debiti e contanti. È facile per un sistema perdere traccia di quanto deve l'azienda o per l'altro sopravvalutare la liquidità disponibile. La riconciliazione delle informazioni nei due sistemi è importante per la salute della tua azienda e per avere a disposizione informazioni accurate.
