Fare affari di solito significa accumulare molti record e, senza un buon sistema di archiviazione, l'enorme volume rende difficile recuperare record specifici in seguito. Senza un accesso affidabile ai tuoi record, la tua azienda può andare alla deriva o addirittura fallire, quindi per gestire la tua attività in modo efficace, hai bisogno di un buon sistema di archiviazione. Ciò significa progettare uno schema di organizzazione dei file intelligente sin dall'inizio, sia per i documenti cartacei che per i record digitali, e quindi tenersi aggiornati regolarmente con la tenuta dei registri.
Organizzazione dei file digitali
La digitalizzazione dei file rende la registrazione dei dati più rapida, semplice, sicura e accurata. Ogni azienda dovrebbe conservare copie digitali di tutti i documenti cartacei a meno che non abbia un motivo fermo per non farlo. Per impostare un buon schema di file per i tuoi record elettronici, utilizza un computer dedicato e protetto e pianifica i backup di routine di quel computer, preferibilmente in un'altra posizione fisica, nel caso in cui il computer si guasti o l'intero ufficio subisca danni a causa di un disastro. Sul computer, creare cartelle di file per tutti i tipi di record di base, come libri paga, costi di struttura, documenti fiscali e contabilità clienti e fornitori. Utilizza le sottocartelle per creare ulteriori rifiniture, se necessario. Rendi il tuo obiettivo organizzativo generale il recupero rapido e intuitivo di qualsiasi record specifico.
Organizzazione di file cartacei
Come retaggio delle pratiche commerciali passate, la maggior parte delle aziende conserva ancora registri cartacei di tutto. A volte il documento cartaceo originale ha un valore legale unico, come un contratto di locazione eseguito. In ogni caso, mentre ti sforzi di evitare scartoffie inutili, devi stabilire un buon sistema di archiviazione dei tuoi file rigidi. Investi in una serie di schedari e disponili in base ai tipi di record in loro possesso, tenendo insieme i tipi di record di base e utilizzando cartelle e partizioni per separare i singoli file. Non lasciare che diversi tipi di record di base si mescolino negli stessi raccoglitori. Etichetta chiaramente gli armadietti, in modo da sapere dove andare per archiviare o recuperare qualsiasi record specifico. Lascia molto spazio extra negli armadietti in modo da poter far crescere i tuoi dischi per anni senza dover spostare i file o gli armadietti stessi.
Elaborazione dei record in entrata
Man mano che generi e ricevi documenti nel corso delle operazioni aziendali, tieniti aggiornato con la tua archiviazione, sia elettronica che cartacea. Elabora nuovi documenti in modo da creare subito una versione digitale o, quando inizi con una versione digitale, stampa una copia cartacea se necessario, quindi archivia la copia cartacea e lavora dalla copia digitale per risparmiare tempo e fatica. Stampa copie cartacee aggiornate dei file quando ne hai bisogno. Non lasciare che file e cartelle si accumulino sul desktop o sulla scrivania. Conserva tutto nella posizione appropriata quando non lo stai utilizzando attivamente.
Gestione dei file digitali
Quando si tratta di record elettronici, durante la fase di avvio, tutti i tuoi file potrebbero stare su un computer e potresti essere l'unico dipendente. Tuttavia, l'operazione si espanderà con la crescita della tua attività e del tuo libro paga, quindi puoi aspettarti di separare i tipi di record di base sui loro computer dedicati. Basta tagliare i "rami" del tuo albero di registrazione e spostare le cartelle appropriate sui propri computer. Inoltre, puoi aspettarti di apportare modifiche e revisioni alla struttura dei tuoi file man mano che la tua attività cresce, richiedendo nuove divisioni organizzative. Quindi, man mano che i file e le cartelle diventano più numerosi, è possibile archiviare occasionalmente i record più vecchi in sottocartelle di archivio per ridurre il disordine nello spazio della cartella attiva. Tieni tutto dove tu o un dipendente potete accedervi facilmente in seguito.
Gestione dei file cartacei
Quando si tratta di file cartacei, aggiorna regolarmente i tuoi schedari secondo necessità in modo che tutti i record abbiano un posto logico dove andare. Periodicamente, rimuovi i vecchi file che probabilmente non ti servono più per motivi di lavoro o fiscali e archiviali in una posizione separata, in archivi di archiviazione in loco o in un magazzino di archiviazione dedicato.
