Un rapporto aziendale viene utilizzato principalmente per comunicare informazioni. Anche una lettera può trasmettere informazioni, ma di solito riassume le informazioni. Mentre una lettera è indirizzata a destinatari specifici, un rapporto potrebbe essere inviato a persone esterne all'azienda o pubblicato. I report sono spesso formattati in modo coerente da un periodo di report all'altro in modo che le informazioni possano essere confrontate. Se c'è un turnover nei dipendenti che completano i report, l'uniformità di un modello di report rende più facile per l'azienda mantenere la coerenza anche nelle sue pratiche di reporting.
Lunghezza
Un fattore nel decidere se utilizzare un rapporto commerciale o una lettera commerciale è la lunghezza delle informazioni che devi comunicare. Una lettera commerciale è generalmente lunga da una a tre pagine. Se stai trasmettendo informazioni più lunghe di queste, sarà più facile da leggere se è formattato come un rapporto con una panoramica, titoli e una conclusione. Rapporti lunghi dovrebbero contenere un sommario per aiutare il lettore.
Pubblico
Un altro fattore da considerare è il tuo pubblico. Se le informazioni che hai raccolto verranno riviste solo da poche persone, inseriscile in una lettera contenente i tuoi commenti personali. Tuttavia, se stai compilando informazioni che verranno lette da molte persone o citate in futuro da persone esterne alla tua azienda, utilizza un rapporto aziendale. I dati finanziari, ad esempio, potrebbero essere esaminati dagli azionisti, dai contabili, dagli avvocati e dalle agenzie governative della tua azienda.
Tipo di informazioni
I dati compilati in tabelle, elenchi, fogli di calcolo o moduli si adattano meglio a un rapporto aziendale che a una lettera. Allo stesso modo, se includi grafici o diagrammi, utilizza un rapporto. Un importante progetto di ricerca, come uno studio di fattibilità, dovrebbe essere inserito in un rapporto poiché fornisce il formato per delineare quantità significative di dati di ricerca, statistiche, metodi e risultati. Una lettera, invece, è utile per comunicare un breve riassunto della ricerca. Altri tipi di informazioni che vengono solitamente comunicate in un report includono piani strategici, report di vendita, report di conformità e piani di marketing.
Formalità
Usa un rapporto di lavoro, piuttosto che una lettera, se la tua scrittura è formale. Sebbene tu possa usare liberamente "io" o "tu" in una lettera, un rapporto è meno personale. Un rapporto è scritto in un tono obiettivo, riportando fatti piuttosto che trasmettere opinioni. Se desideri includere un'opinione con il rapporto, scrivilo in una lettera che accompagna il rapporto. Se i materiali che stai presentando richiedono citazioni da fonti esterne, anche un rapporto è il formato appropriato per farlo. A seconda dello stile preferito dalla tua azienda, inserisci le citazioni all'interno del testo del rapporto, nelle note a piè di pagina o alla fine del rapporto.
