La pianificazione delle capacità è il modo in cui sai se la tua azienda ha ciò che serve per svolgere il lavoro necessario o per intraprendere un nuovo lavoro. Quando si dispone di una buona capacità di pianificazione, è possibile accettare nuovi progetti e completare i progetti attuali in modo efficiente.
Considera la tua capacità
Scopri quanto tempo impiegano i tuoi dipendenti a svolgere le attività. Se offri un servizio, pensa a quanti progetti ogni dipendente può intraprendere contemporaneamente per completare i servizi in un ragionevole lasso di tempo.
Se più di un dipendente è coinvolto nell'esecuzione di servizi diversi per lo stesso cliente, considerare il tipo di attività che ogni dipendente sta svolgendo e quanto tempo impiega in genere per svolgere ciascuna attività.
Una volta che hai un'idea della quantità di tempo normalmente necessaria per ogni attività, puoi iniziare a valutare se puoi assumere più lavoro o se vale la pena espandersi per essere in grado di servire più clienti o produrre più articoli.
Considera le abilità dei dipendenti
Alcuni dipendenti sono più bravi in ​​determinati compiti all'interno di un team. Assicurati che i capitani della tua squadra siano bravi a identificare quelle abilità e impiegale quando completi un progetto. In un progetto di marketing, vuoi che i designer producano una grafica accattivante e gli scrittori forniscano slogan accattivanti.
In un ambiente di produzione, assicurati di avere dipendenti adeguatamente formati e che abbiano le competenze per ciò che stanno producendo o vendendo. In un ambiente di vendita al dettaglio, ad esempio, il dipendente che è veloce agli scaffali di stoccaggio potrebbe non essere veloce al registratore di cassa e viceversa.
Calcola carichi di lavoro accurati
Determina il tipo di carico di lavoro che il tuo team può gestire. Dopo aver valutato i punti di forza e di debolezza di tutti, considera quanto tempo impiega il team per gestire ogni processo. Ricorda che un progetto dell'ultimo minuto che riunisce tutti per sfornare in poche ore o giorni non è qualcosa che può essere ripetuto ogni settimana, o anche ogni mese. Non vuoi che i membri del team si esauriscano.
Dai un'occhiata ai tuoi progetti a lungo termine e se coinvolgono un nuovo cliente, un nuovo prodotto o un'espansione di un servizio attuale. Quindi dai uno sguardo realistico alla capacità della tua azienda di portare a termine questi progetti.
Considera quanto lavoro hai e di cosa hai bisogno per portare a termine il lavoro. Quindi, valuta quali risorse devi dedicare alle attività. Confronta la quantità di lavoro che hai attualmente con le tue risorse. Esistono sistemi software di pianificazione della capacità per aiutarti con i tuoi calcoli.
Strategie da utilizzare
Cosa succede se hai più progetti o prodotti da realizzare che risorse? Cosa succede se hai più personale che progetti o prodotti da realizzare? Questi sono chiamati spazi vuoti, ed è per questo che esiste un file necessità di pianificazione della capacità. È necessario disporre di un piano specifico per affrontare ogni tipo di divario ogni volta che si verifica.
Elenca le competenze del tuo personale, in modo da poter spostare le persone in base alle esigenze del tuo progetto. Se ti occupi della realizzazione di un prodotto, decidi se è necessario aggiornare le apparecchiature o reindirizzare il personale ad altri progetti. Formare il personale in modo incrociato per completare i progetti quando necessario.
Traccia il futuro
Quando si implementa la pianificazione della capacità nella gestione delle operazioni, si cerca di prevedere il futuro. Usa i grafici di gestione del progetto per illustrare quali sono le tue opzioni. Compilare accuratamente questi grafici ti dirà dove sei.
Quando si collegano diverse opzioni, il grafico dovrebbe essere in grado di indicare cosa aspettarsi. Dovresti avere un'idea se il tuo processo è efficiente e se hai la capacità di intraprendere nuovi progetti o se dovresti ridurre i progetti.
Guarda la Storia
Usa la cronologia passata nel tuo grafico di gestione del progetto. Questo ti aiuterà a valutare la domanda del tuo prodotto o servizio in base alla storia passata e dovresti iniziare a vedere i modelli nei tuoi processi. Questo mostrerà a sua volta il file importanza della pianificazione delle capacità per un'organizzazione.
I tuoi grafici dovrebbero anche rivelare eventuali difetti nel tuo processo o dove le cose potrebbero bloccarsi. Se qualcosa sta causando un collo di bottiglia, dovrebbe apparire. Affrontare questi problemi dovrebbe contribuire notevolmente a rendere più efficiente il processo di produzione.
La necessità di pianificazione della capacità
Questo è facile da spiegare se si considera cosa succede se non si esegue la pianificazione della capacità. All'inizio, non ti renderai conto che c'è qualcosa che non va. Non compare subito in bilancio.
E ci vuole più tempo. Molti manager pensano di non avere il tempo o le risorse per fare un'attenta pianificazione delle capacità. Ma il tempo di anticipo necessario per eseguire tale pianificazione della capacità probabilmente ti risparmierà lo sfortunato compito di dover spiegare in seguito perché un progetto non ha funzionato o perché non sei riuscito a rispettare una scadenza di produzione.
La mancata pianificazione della capacità può portare a un uso eccessivo delle attrezzature o al personale oberato di lavoro. Il personale che impiega ore extra per completare un progetto avrà bisogno di una pausa prima di passare al progetto successivo, che si spera non li porti all'esaurimento.
Alcuni altri inconvenienti
Immagina cosa può accadere se non utilizzi la pianificazione della capacità:
- Potrebbe essere necessario acquistare attrezzature prima che tu sia pronto. È probabile che le apparecchiature sovrautilizzate si rompano.
- sìil nostro personale potrebbe soffrire di un morale basso. Questo li renderà meno propensi a fare un buon lavoro.
- Il morale basso può portarli a intasare un progetto, che potrebbe causare un errore.
- I membri del personale possono decidere di smettere, lasciandoti a corto di personale per un grande progetto.
- La qualità di un progetto può risentirne. Perdere un progetto a causa della bassa qualità è qualcosa che potrebbe essere facilmente prevenuto con una pianificazione tempestiva della capacità.
- Rifare un progetto o produrre nuovi prodotti soddisfare le aspettative di un cliente costerà i tuoi soldi, soldi che probabilmente non hai inserito nella previsione del budget.
- Il mancato rispetto delle aspettative potrebbe danneggiare la tua reputazione e farti perdere non solo i clienti attuali, ma anche potenziali nuovi clienti.
Costruisci nel processo
Se costruisci la pianificazione delle capacità come parte normale della tua attività, sarai un passo avanti, senza cercare di recuperare il ritardo. Collabora con i tuoi manager per valutare le tue risorse prima di ogni progetto, in modo che quando un nuovo progetto ti coglie alla sprovvista, avrai un piano pronto.
Impara ad abbinare le tue risorse al tuo progetto o alla tua produzione. Utilizza software o fogli di calcolo che ti consentiranno di aggiornare e apportare le modifiche necessarie.
Lascia sempre una piccola stanza
Se lavori sempre a pieno regime, potresti essere pronto a gestire i progetti in corso, ma questo lascia poco spazio all'innovazione o ai problemi. Se corri appena sotto capacità, sarai meglio attrezzato per gestire una spedizione extra o una richiesta aggiuntiva.
Dando alla tua compagnia un po 'di respiro, forse dal 10 al 15 percento, dai al tuo staff la capacità di assorbire i cambiamenti che derivano dal progetto. Forse qualcuno va in maternità o forse un nuovo cliente vuole i tuoi servizi. Forse un nuovo prodotto decolla.
Quando accadono cose buone alla tua azienda, vuoi che il tuo personale sia in grado di gestire il carico di lavoro senza perdere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Vuoi che la tua azienda mantenga la sua reputazione. La pianificazione delle capacità ti fornirà gli strumenti necessari per raggiungere questo obiettivo.
