Ogni piccola impresa ha bisogno di un sistema di erogazione di contanti che gestisca in modo efficiente e sicuro i pagamenti in contanti di un'azienda. La contabilità fornitori, o P / P, è strettamente legata agli esborsi in contanti e la maggior parte delle transazioni viene elaborata tramite P / P quando viene effettuato un pagamento in contanti. La documentazione adeguata fa parte di un'efficace funzione di erogazione di contanti e tutti gli esborsi di denaro devono essere registrati nei registri finanziari della società. La presenza di buoni controlli interni è importante negli esborsi in contanti e aiuta a garantire che il contante venga pagato per transazioni legittime.
Funzione Contabilità fornitori
La funzione da fornitore è responsabile dell'approvazione dei pagamenti sulle transazioni di fornitori e creditori di un'azienda. Il fornitore approva le transazioni per il pagamento solo quando esiste la documentazione di supporto sulla transazione. Poiché A / P corrisponde alla documentazione necessaria per l'approvazione della transazione, è preferibile che non registri il pagamento effettivo al venditore o al creditore per impedire il pagamento di transazioni fraudolente o non valide.
Documentazione della transazione
La maggior parte degli esborsi in contanti sono pagamenti tramite fattura. Ad esempio, quando viene acquistato l'inventario, la transazione dovrebbe avere una fattura, insieme a un ordine di acquisto e una prova di ricevuta della merce, prima che venga effettuato il pagamento della transazione. Per un servizio, la fattura deve fare riferimento a un contratto che dettagli l'accordo di lavoro tra le parti. La documentazione mancante può essere un segno di una transazione incompleta, come la mancata consegna di prodotti o servizi o attività fraudolenta.
Registrazione delle transazioni
Quando la tua azienda acquista o riceve un articolo di valore con un prezzo specifico, viene registrato come credito su un conto passivo o in contanti. Le operazioni di credito registrate come passività sono pagate a una data futura e, una volta ricevuta la documentazione necessaria, viene addebitata la passività e viene accreditato il denaro per l'importo del pagamento. La registrazione della transazione sui registri finanziari è seguita dalla creazione di un assegno o pagamento elettronico emesso al venditore.
Controlli interni
Buoni controlli interni sugli esborsi di denaro sono fondamentali per prevenire la perdita di denaro. Idealmente, il personale di vendita non dovrebbe essere responsabile degli esborsi in contanti, per evitare il pagamento di transazioni non valide. Questa separazione dei compiti può salvaguardare il tuo conto in contanti. Se la tua azienda è troppo piccola per questo accordo, un dipendente non coinvolto con A / P deve riconciliare il tuo conto bancario ogni mese ed eseguire controlli casuali dei pagamenti in contanti per valutare se i pagamenti in contanti sono per transazioni valide.
