Le aziende gestiscono una varietà di spese nel corso di ogni anno. Alcune delle spese possono variare, come le utenze, ma l'azienda esercita un controllo minimo su di esse e non cambiano in base al profitto o alla perdita dell'azienda. Le spese flessibili, o costi discrezionali, includono qualsiasi costo su cui l'azienda può esercitare un controllo significativo e modificare in base a profitti o perdite senza compromettere le operazioni a breve termine dell'azienda.
Spese flessibili
Le spese flessibili tendono a operare come importi fissi stabiliti su un programma periodico, spesso su base annuale. Esempi comuni di spese flessibili includono pubblicità, risorse umane e spese legali. Questi tipi di spese vengono spesso etichettati come costi a causa della difficoltà nel dimostrare un legame diretto tra le attività svolte ei risultati finanziari. La difficoltà nel dimostrare un ritorno sull'investimento fa sì che tali spese non appaiano critiche per le operazioni a breve termine dell'azienda e, quindi, una spesa flessibile che l'azienda può adeguare secondo necessità.
Usi
Alcune aziende impiegano spese flessibili per ridurre i profitti dichiarati accelerando l'ammortamento dei beni o manipolando i tassi di affitto nei casi in cui, ad esempio, i funzionari dell'azienda affittano un edificio di proprietà dell'azienda. Gli imprenditori dovrebbero sempre consultare specialisti fiscali e finanziari prima di tentare di aggiustare i profitti dichiarati per evitare di violare eventuali modifiche alle normative fiscali. Le aziende spesso vedono le spese flessibili come un luogo per tagliare i costi durante i periodi di magra, sia attraverso la riduzione che l'eliminazione. Ad esempio, un'azienda può ridurre i costi eliminando una posizione di risorse umane permanente.
Reporting e budget
Come tutte le altre spese, le spese flessibili devono apparire sui rendiconti di profitti e perdite, sia per l'accuratezza della contabilità che per il reporting fiscale. Tenere registri accurati delle spese flessibili svolge un ruolo nell'analisi del flusso di cassa disponibile, che può influenzare se o quanto una banca presterà a un'azienda. Le aziende possono utilizzare le spese flessibili come mezzo diretto di budget per alcune attività aziendali, come il marketing, in genere attraverso un processo di negoziazione. Queste spese servono anche come quadro di riferimento per determinare se una nuova richiesta di budget è conforme a una tendenza generale dei precedenti budget negoziati e tiene conto di eventuali nuove iniziative.
Considerazioni
Robert S. Kaplan, professore emerito presso la Harvard Business School, sostiene nei documenti di aver scritto che la visione di aree come la pubblicità e le risorse umane come costi puri semplifica eccessivamente la questione. Kaplan sostiene che con un corretto monitoraggio e utilizzo di metriche, le aree aziendali tradizionalmente trattate come spese flessibili possono essere convertite in aree basate sulle attività che, in minima parte, raggiungono il pareggio e potenzialmente generano anche entrate a pieno titolo.
