Le aziende si basano sulla comunicazione efficiente delle informazioni attraverso report sullo stato di avanzamento dei progetti, report di budget, aggiornamenti delle risorse umane, report di vendita e report sui benchmark strategici raggiunti. Questi rapporti hanno lo scopo di tenere informata un'ampia varietà di persone su ciò che sta accadendo in azienda. Sono di natura provvisoria e spesso costituiscono la base per rapporti formali alle parti interessate, ai consigli di amministrazione e alle autorità di regolamentazione.
Formato
I rapporti d'affari informali sono solitamente scritti in forma di promemoria. Posizionare "Memorandum" nella parte superiore della pagina e sotto il titolo elencare la data a cui è indirizzata la relazione, da cui proviene la relazione e l'oggetto della relazione. L'argomento può essere "Daily Progress Report" o un altro titolo descrittivo. Spesso l'intestazione è separata dal corpo del memorandum da una linea orizzontale. Il corpo della relazione dovrebbe essere breve, fattuale e organizzato per titoli se copre un argomento in più parti. Eventuali note di riferimento si trovano in fondo al memorandum sotto un'altra linea orizzontale. Allega tutti i documenti a cui si fa riferimento nella tua relazione o che ne migliorano la chiarezza.
Raccogliere informazioni
Raccogli le informazioni prima di sederti per scrivere il rapporto. Tieni a portata di mano tutti i fatti e gli appunti necessari in modo da poterli rivedere e decidere il modo migliore per trasmettere i fatti in modo che i tuoi lettori apprezzino appieno la situazione segnalata. Un rapporto informale è uno strumento di informazione e può includere domande, suggerimenti e inviti all'azione. Una rapida riflessione su ciò che vuoi dire prima di scrivere mantiene il rapporto breve e concentrato.
Contorno
Scrivi uno schema che includa un'introduzione, i punti da trattare e le sezioni conclusive. Un rapporto informale dovrebbe essere breve e fornire solo una breve spiegazione delle informazioni. Usa elenchi puntati quando possibile e grafici o tabelle se sono facili da capire. Tieni a mente le esigenze dei lettori del tuo rapporto e limita l'ambito del rapporto a tali requisiti di informazione.
Scrivi
L'introduzione indica lo scopo del rapporto e il suo ambito. Contrassegna chiaramente ogni punto di informazione con un titolo o un punto elenco e mantieni il testo in uno o due brevi paragrafi. Includi solo i fatti, senza commenti editoriali. La sezione delle conclusioni è il luogo adatto per valutazioni, suggerimenti per ulteriori azioni e domande. Quando scrivi il rapporto, tieniti fuori a meno che non ti venga richiesto di fornire un'analisi o la tua opinione.
