I proprietari di piccole imprese di successo spesso conservano la seconda, la terza o anche la quarta serie di record di contabilità clienti. A prima vista, può sembrare molto lavoro extra per creare e mantenere i conti dei crediti sussidiari. Ma i vantaggi di farlo valgono lo sforzo, secondo il ragioniere pubblico certificato di Los Angeles, Rick Norris. La tenuta dei conti dei crediti delle sussidiarie aiuta a tenere traccia dei debiti scaduti, classificare i profitti in base al progetto, prevenire le frodi dei dipendenti e stabilire una fascia demografica redditizia.
Spiegazione
Un libro mastro contabilità sussidiaria - o conto - è fondamentalmente un elenco di clienti che sono in debito con la tua azienda. I contabili li utilizzano per fornire un resoconto più dettagliato del credito concesso ai clienti dalla tua azienda. Il totale complessivo della contabilità clienti sussidiaria deve essere uguale a quello dei bilanci della contabilità clienti. Norris ha offerto l'esempio: "Se hai tre clienti che ti devono $ 500, $ 1.000 sul tuo conto sussidiario e $ 1.500, i tuoi crediti totali dovrebbero mostrare $ 3.000".
Scopo
Lo scopo principale dei registri sussidiari è tenere traccia dei pagamenti dei clienti e prevenire casi di pagamenti in eccesso e altri errori di contabilità. "Il diavolo sta nei dettagli", ha detto Norris, "Se il proprietario dell'azienda non guarda oltre il bilancio, non saprebbe mai che c'è stato un problema di un cliente che paga in eccesso". Ad esempio, i rapporti della tua contabilità clienti possono mostrare $ 3.000, ma il tuo libro mastro sussidiario mostra "$ 3.000 + $ 500 - $ 500" che altrimenti non avresti saputo che c'era un pagamento in eccesso.
Frode
Anche i registri dei conti attivi sussidiari sono uno strumento essenziale per rilevare frodi interne e appropriazione indebita. Alcune truffe di crediti commerciali comuni che sono impedite dall'uso di registri sussidiari includono lappatura, crediti fittizi compensati da vendite fasulle, prestiti contro crediti utilizzando conti come garanzia e la registrazione del pagamento di un cliente sul conto di un altro cliente per mascherare il furto. "I controlli interni di un'azienda devono essere implementati per prevenire o rilevare tali pratiche", ha affermato Norris; "che include l'uso corretto e la revisione dei libri contabili sussidiari."
Gestione del progetto
I proprietari di piccole imprese utilizzano anche conti di crediti sussidiari per gestire i conti in base a progetti specifici. "Ho clienti musicali che scrivono musica per varie trasmissioni", ha osservato Norris, "I loro libri contabili non sono solo divisi per cliente, ma anche per gli spettacoli per cui i clienti li assumono per comporre musica. In questi casi, l'azienda può tenere traccia di quale i clienti devono loro dei soldi e per quale lavoro ".
Libri contabili sussidiari di invecchiamento
I conti sussidiari obsoleti sono un metodo di contabilità utilizzato dalle aziende per valutare l'affidabilità dei clienti e tenere traccia dei conti inadempienti. Il rapporto sull'invecchiamento mostra da quanto tempo i clienti ti devono dei soldi, quanto e chi è scaduto. "I registri delle filiali dei conti attivi e la vecchiaia sono fondamentali per la corretta gestione dei crediti di un'azienda", ha commentato Norris, "Se non si dispone di registri sussidiari, non è possibile avere alcun dettaglio di quale cliente è in ritardo sul pagamento". Ad esempio, la vecchiaia dei conti attivi sussidiari può aiutarti a determinare gli importi dei crediti che hanno più di 30, 60 o 90 giorni.
Altri benefici
Un altro utilizzo per i conti attivi sussidiari è quello di aiutare a stabilire una fascia demografica e un consumatore target più vantaggiosi. "Una volta che hai il controllo sul libro mastro della tua filiale", ha detto Norris, "il software di contabilità di oggi può fornire informazioni essenziali per aiutarti nella gestione aziendale". I registri sussidiari vengono utilizzati per determinare quale regione geografica sta pagando più corrente, quale fascia di età è più affidabile nelle rimesse o quale settore con cui hai a che fare genera la maggior parte del tuo flusso di cassa.
