La formazione dei dipendenti sulle nuove tecnologie può aumentare la loro efficienza, migliorare la produttività e può contribuire a rendere i dipendenti e l'azienda più competitivi. Tuttavia, sarebbe irragionevole aspettarsi che tutti i dipendenti accolgano la prospettiva della formazione tecnica con nient'altro che entusiasmo. Qualsiasi cambiamento in una routine quotidiana può aumentare lo stress e aumentare l'apprensione, e questo è spesso amplificato quando sono coinvolte nuove tecnologie.
Per i datori di lavoro, l'impatto della tecnologia sul posto di lavoro è ampiamente positivo. Dopo tutto, se computer, software, robotica e automazione non avessero successo, le aziende non continuerebbero a investire su di essi. Per i dipendenti, tuttavia, l'adattamento alle nuove tecnologie spesso li mette in contrasto con l'azienda. I lavoratori temono di essere licenziati o di non essere in grado di adattarsi ai nuovi cambiamenti, riducendo così la loro autostima e produttività.
Formazione e fidelizzazione dei dipendenti
Un timore comune tra i proprietari di piccole imprese è che se investono nella formazione dei dipendenti, questi saranno più qualificati per partire per posizioni migliori altrove. La ricerca, tuttavia, mostra che è vero il contrario. La formazione retribuita, così come la retribuzione e le buone condizioni di lavoro, aumenta effettivamente la fedeltà dei dipendenti, in particolare quando sanno che in futuro saranno disponibili ulteriori opportunità di formazione.
Sebbene ciò sia vero per la maggior parte dei dipendenti, è particolarmente importante per i dipendenti più giovani. È un dato di fatto, un rapporto Bridge del 2018 ha mostrato che, a parità di tutti gli altri fattori, l'86% dei millennial avrebbe meno probabilità di lasciare un lavoro se avesse ricevuto formazione e sviluppo professionale.
Effetti negativi della tecnologia sull'occupazione nel suo complesso
I dipendenti possono accogliere la prospettiva di una formazione tecnologica con entusiasmo o con apprensione, a seconda di ciò che la tecnologia comporta e di come influenzerà l'occupazione in azienda. I dipendenti possono essere scettici riguardo alla tecnologia che automatizza le attività manuali, e per una buona ragione. La tecnologia ha già sostituito il 90% dei lavori che gli esseri umani svolgevano un secolo fa, dai campi coltivati all'archiviazione dei documenti.
Oggi, le casse automatizzate stanno sostituendo i lavoratori dei negozi di alimentari e dei negozi al dettaglio e i veicoli a guida autonoma sono pronti a sostituire i conducenti di taxi, autobus e camion. Questi sono solo due esempi di quello che potrebbe esserci all'orizzonte. Se stai addestrando alcuni dipendenti chiave sull'uso di nuove apparecchiature automatizzate o sull'uso di nuovi programmi per computer, dovresti aspettarti che si scoraggino, se sospettano che ciò significhi che alcuni dei loro colleghi potrebbero presto essere senza lavoro.
Non c'è dubbio che la tecnologia possa creare nuovi posti di lavoro così come può distruggere i vecchi posti di lavoro. Ma gli analisti non sono d'accordo sul fatto che il mondo avrà o meno posti di lavoro netti di conseguenza o più. Il Gruppo Gartner, ad esempio, prevede che entro il 2020 andranno persi circa 1.800.000 posti di lavoro, mentre verranno creati altri 2.300.000. D'altra parte, il World Economic Forum prevede che verranno sostituiti 7.100.000 posti di lavoro e che verranno creati solo 2.000.000 di posti di lavoro.
Effetti negativi della tecnologia sul posto di lavoro
La tecnologia ha i suoi vantaggi, ma ha anche i suoi svantaggi. La proliferazione di smartphone e messaggi di testo, ad esempio, rende la comunicazione più rapida e accessibile. I millennial che lavorano inviano circa 110 SMS personali ogni giorno. Tutti i messaggi che inviano e ricevono al lavoro possono distrarli dal lavoro a portata di mano, portando a una mancanza di concentrazione e una riduzione dell'efficienza. Le aziende che vietano l'invio di messaggi di testo durante l'orario di lavoro spesso scoprono che il morale dei dipendenti soffre.
Le app per il lavoro su smartphone, tablet e laptop, in combinazione con l'accesso pervasivo a Internet ad alta velocità, possono aumentare l'efficienza e la produttività. Questa tecnologia espande anche il luogo di lavoro ovunque si trovi un dipendente. I dipendenti oggi hanno spesso la possibilità di lavorare da remoto o di lavorare in orari più flessibili. Possono anche lavorare in modo collaborativo tra loro, così come direttamente con i clienti e il senior management in tempo reale, il che non solo li rende più efficienti, ma può anche dare potere.
L'accessibilità costante e l'orario flessibile, tuttavia, possono erodere l'equilibrio tra lavoro e vita privata, creando una mentalità “sempre attiva”, con conseguente aumento dello stress e del burnout. Se un'azienda non riesce a gestire questa situazione, può portare a un aumento del turnover dei dipendenti.
Impatto positivo della tecnologia sul lavoro
Nuove tecnologie ben sfruttate possono aumentare l'efficienza riducendo allo stesso tempo i costi. Immagina come sarebbe la tua attività se non ci fossero i computer. La contabilità dovrebbe essere fatta su carta e ogni calcolo dovrebbe essere fatto manualmente con una calcolatrice, le transazioni finanziarie richiederebbero viaggi regolari in banca. La comunicazione con i clienti può essere effettuata solo per telefono o in incontri faccia a faccia e la corrispondenza dovrebbe essere effettuata per posta, il tutto con le relative tariffe a lunga distanza, spese di viaggio, tempi di attesa e ritardi.
Una tecnologia comune che è stata integrata sia nelle piccole imprese che nelle multinazionali e che dimostra anche l'impatto positivo del software, è il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Grazie a dati migliorati su clienti e potenziali clienti, comprese le loro abitudini di acquisto, automatizzando anche campagne di marketing come e-mail e trasmissioni sui social media, le aziende possono ridurre i costi di vendita e marketing aumentando allo stesso tempo le vendite. Il software CRM, tuttavia, richiede un investimento in un acquisto di software o in un abbonamento, nonché l'investimento necessario per formare i dipendenti.
Il valore della formazione tecnica
Negli ultimi due decenni, le integrazioni del software CRM hanno avuto tanti fallimenti quanti successi. Le ragioni di ciò includono integrazioni fallite con piattaforme software esistenti, quindi non tutti i dati richiesti vengono inseriti nel nuovo sistema. Le soluzioni CRM possono anche fallire quando il nuovo software non offre ai dipendenti l'utilità di cui hanno bisogno o i dipendenti non sanno come accedere alle funzionalità di cui hanno bisogno.
Non sorprende che un'adeguata formazione dei dipendenti possa creare o distruggere il successo di un nuovo adattamento tecnologico. Quando una formazione insufficiente o, peggio ancora, non è affatto formata, la produttività e il morale dei dipendenti possono subire un colpo catastrofico, un colpo dal quale alcune aziende non si riprendono mai completamente.
Più che offrire una formazione semplicemente adeguata, è un'intuizione che deriva dai numerosi casi di studio di integrazioni CRM di successo e fallite. Quanto prima i dipendenti vengono coinvolti nel processo, tanto più è probabile che la tecnologia vada a vantaggio dell'azienda. Piuttosto che acquistare una tecnologia e quindi portare un formatore, dai ai dipendenti l'opportunità di fornire input su quali funzionalità sono necessarie, prima che la tecnologia venga acquistata, aumentando così notevolmente le probabilità di un'integrazione riuscita.
Prepararsi per le nuove tecnologie sul posto di lavoro
Fare in modo che tutti i tuoi dipendenti acquistino una nuova tecnologia non solo contribuirà a garantire il successo della formazione, ma aiuterà anche a garantire che l'adozione della tecnologia abbia successo. Se la tecnologia renderà il loro lavoro più facile contribuendo anche al successo dell'azienda, dovrebbero essere informati il prima possibile.
Anche se la nuova tecnologia si tradurrà in uno scenario peggiore come la riduzione del personale, è meglio che coloro che vengono formati comprendano perché questa tecnologia è importante. Tagliare il 10% del personale non è qualcosa che piace a nessuno, ma è molto meglio che chiudere l'attività e lasciare tutti senza lavoro.
Chiedere input a tutte le persone coinvolte
Chiedi il contributo di tutti coloro che sono coinvolti nella nuova tecnologia. Le aziende più grandi potrebbero prendere in considerazione la creazione di gruppi di utenti in modo che ogni reparto sia rappresentato. Chiedete loro quali caratteristiche vorrebbero avere maggiormente e perché sono importanti. Chiedere il loro contributo su come gestire al meglio la transizione dalle vecchie procedure alle nuove procedure.
Poiché questi dipendenti sono quelli che lavorano con le vecchie procedure, è probabile che ti forniscano un feedback importante e vantaggioso.
Una volta deciso l'acquisto, spiega a tutti quali vantaggi porterà la tecnologia ai dipendenti, oltre che all'azienda nel suo insieme. Quando i dipendenti vengono lasciati all'oscuro, il datore di lavoro rischia di diffondere voci negative in tutta l'azienda.
Prepararsi per un'esperienza formativa di successo
La formazione, come la tecnologia stessa, dovrebbe essere discussa in anticipo con i dipendenti. Spiega loro quanto tempo dovrebbe durare l'allenamento e approssimativamente quando inizierà. Chiedi loro quali metodi di allenamento preferiscono.
I dipendenti altamente mobili e ambiziosi, come un team di vendita, potrebbero preferire la formazione online a cui possono accedere quando è conveniente. I rappresentanti dell'assistenza clienti possono preferire sessioni di formazione dedicate lontano dalle loro scrivanie, in modo che possano concentrarsi su ciò che devono imparare. Alcuni potrebbero preferire la formazione durante il normale orario di lavoro, mentre altri potrebbero preferire venire fuori durante l'orario di lavoro in modo da non interrompere il loro lavoro, in particolare se verranno pagati per il tempo extra.
Offrendo ai dipendenti la possibilità di scegliere come erogare la formazione, è molto più probabile che attendono con ansia la formazione e ne traggono maggiori benefici.
Diversità di età e stereotipi nella formazione
Negli ultimi dieci anni, gli studi hanno dimostrato che i dipendenti più anziani non ottengono sempre gli stessi risultati positivi dai programmi di formazione tecnologica dei loro colleghi più giovani. Per coloro che si avvicinano alla pensione, è possibile che la formazione tecnologica possa essere più difficile, a causa di un calo dell'intelligenza fluida, della ridotta velocità di elaborazione cognitiva e della ridotta capacità di memoria di lavoro. Tuttavia, questa è l'eccezione, piuttosto che la regola.
Gli stereotipi riguardanti l'età e l'apprendimento di nuove competenze tecnologiche sono un fattore che influisce molto di più sui dipendenti più anziani rispetto alle capacità dei dipendenti più anziani di apprendere queste abilità. Gli studi hanno dimostrato che i dipendenti più anziani sono più apprensivi riguardo alla formazione e ottengono risultati peggiori perché hanno meno fiducia in se stessi e anche perché temono di essere giudicati dai colleghi più giovani per essere più anziani e quindi, presumibilmente, sono anche più tecnofobici .
Gli istruttori non sono immuni a questo stereotipo e possono creare una profezia che si autoavvera, per quanto riguarda i dipendenti più anziani. Quando gli istruttori si aspettano che i dipendenti più anziani abbiano meno successo nella formazione a causa della loro età, generalmente daranno loro un'istruzione più scarsa rispetto ai dipendenti più giovani, il che contribuisce a risultati inferiori.
E-Training vs. formazione in aula
È importante sottolineare che gli istruttori possono essere influenzati dagli stereotipi, anche quando insegnano in un'aula virtuale in un ambiente di formazione online. Per quanto riguarda la formazione online rispetto alla formazione in aula, entrambe presentano vantaggi e svantaggi. Entrambi sono abitualmente utilizzati dalle aziende, insieme o separatamente.
L'e-training può fornire ai dipendenti un apprendimento autogestito, a cui possono accedere quando è conveniente per loro. Le istruzioni possono adattarsi a diversi stili di apprendimento - tramite istruzioni di testo, audio o video - ed è possibile accedervi tramite computer, tablet o persino utilizzando e-reader come un Kindle.
La formazione in aula ha il vantaggio di avere un istruttore presente per offrire lezioni individuali; contribuire a garantire che abilità o concetti importanti siano rafforzati; e per rispondere alle domande sul posto.
Percezioni e realtà tecnologiche
I lavoratori più anziani non sono gli unici che possono sentirsi preoccupati di essere formati in una nuova tecnologia. Il tasso di cambiamento che la società nel suo complesso ha vissuto negli ultimi dieci o due anni può essere paralizzante, come può attestare chiunque non sia cresciuto con touchscreen e smartphone. Tuttavia, più dipendenti sono coinvolti all'inizio, più è probabile che l'adozione di una nuova tecnologia abbia successo.
Dai ai dipendenti l'opportunità di esprimere i loro dubbi e le loro paure. Spiega i vantaggi che i prossimi cambiamenti avranno per loro. Fornisci loro input su come verrà adottata la tecnologia e su come verrà fornita la formazione. Fare ognuna di queste cose ridurrà le percezioni negative sulla tecnologia, contribuendo anche a realizzare un'implementazione di successo.
