La riconciliazione regolare dei conti di contabilità generale è fondamentale per mantenere registri aziendali accurati ed è importante per il controllo interno dell'azienda. Lo scopo della riconciliazione è identificare i conti di contabilità generale che contengono errori materiali, spiegare gli errori ed effettuare la rettifica delle registrazioni prima nota. Il valore in dollari degli errori materiali di un'azienda dipende dai ricavi dell'azienda e dai normali livelli di transazione. Una società può riconciliare alcuni conti di contabilità generale in base al livello di rischio percepito che il conto potrebbe contenere un errore. Questo livello di rischio è correlato al numero di transazioni che si verificano nel conto nonché alla complessità delle transazioni.
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Rivedere la rettifica delle registrazioni prima nota effettuate dalla riconciliazione precedente. Verifica l'accuratezza dell'importo in dollari della voce e degli account interessati. Rivedere la documentazione a supporto dell'inserimento, come una fattura rivista per i servizi resi o una fattura di vendita per l'acquisto di un veicolo.
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Preparare un elenco di transazioni insolite e transazioni che non dispongono di documentazione di supporto per i conti di contabilità generale da riconciliare. Tieni presente che una transazione insolita può avere documentazione di supporto ma essere comunque considerata strana per l'azienda. Ad esempio, se un panificio ha acquistato un computer e la fattura è allegata alla registrazione a giornale ma il panificio non dispone di un computer nel negozio, è possibile che si ponga la domanda su dove si trovi il computer. Il proprietario potrebbe avere il computer a casa, ancora nella scatola, in attesa che un tecnico lo configuri per un più facile monitoraggio dell'ordine. D'altra parte, il proprietario del panificio potrebbe aver portato il computer a casa per suo figlio da utilizzare al college e utilizzato i fondi aziendali per pagare il computer.
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Rivedi la contabilità generale per errori di pubblicazione. Tutti fanno degli errori; è possibile che un dipendente abbia registrato una transazione valida sull'account sbagliato. Gli errori di registrazione possono essere piccoli nel quadro generale della posizione finanziaria di un'azienda, ma è sempre un'idea di business sensata presentare le finanze nel modo più accurato possibile. Una riconciliazione della contabilità generale eseguita regolarmente consente di correggere gli errori prima che diventi più difficile isolarli.
