La pianificazione delle risorse umane è spesso trascurata, soprattutto nelle prime fasi di un'attività, quando l'attenzione è rivolta esclusivamente alla redditività e alla dimostrazione del modello di business. Tuttavia, arriva un momento in cui la pianificazione è una necessità assoluta. Non solo protegge l'azienda da pesanti conseguenze legali, la pianificazione crea un processo regolare per la gestione dei dipendenti che è sia efficiente che efficace. Il team delle risorse umane spesso si coordina con il libro paga per gestire le pratiche burocratiche e garantire che tutti siano adeguatamente arruolati nei programmi aziendali e aziendali mentre vengono pagati in modo tempestivo.
Il dipartimento delle risorse umane ha una funzione importante nella maggior parte delle aziende. Qualsiasi azienda che fa affidamento su più dipendenti per funzionare può trarre vantaggio dalla pianificazione delle risorse umane. Il dipartimento delle risorse umane non solo diventa uno strumento di conformità legale, ma lavora anche in modo strategico con l'azienda per gestire la crescita, i problemi dei dipendenti, la formazione e una serie di attività organizzative che richiedono semplicemente un approccio specializzato in risorse umane.
Perché è importante la pianificazione delle risorse umane?
Ci sono diversi elementi nella pianificazione delle risorse umane e tutti sono ugualmente importanti. Il primo è l'effettiva pianificazione della forza lavoro. Anche in una piccola impresa, le competenze specialistiche non sono sempre facili da reperire e la pianificazione per una forza lavoro in crescita è fondamentale. Anche la pianificazione per una riduzione della forza lavoro è intensa e richiede un pensiero strategico per lavorare attraverso licenziamenti temporanei o permanenti. La pianificazione legale e la costruzione dei processi vengono utilizzati per proteggere l'azienda da ramificazioni legali per la discriminazione di cattiva condotta sul posto di lavoro. Il dipartimento delle risorse umane è responsabile dell'istruzione e della formazione dei dipendenti sulla politica aziendale, si occupa degli aspetti legali del rapporto dei dipendenti come la retribuzione dei lavoratori e comunica con ogni dipartimento dell'azienda. Le risorse umane fungono anche da ponte tra i dipendenti e il libro paga assicurando che i contratti vengano eseguiti e rispettati. Una pianificazione efficace nel dipartimento delle risorse umane lascia i manager nella posizione di concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi che sono responsabili dell'aumento delle entrate piuttosto che dedicare tempo a occuparsi di questioni amministrative e pratiche burocratiche dei dipendenti.
Con tutta la pianificazione richiesta, potresti chiederti chi è effettivamente responsabile e cosa va nella pianificazione delle risorse umane. Il numero di persone nel reparto risorse umane dipende in ultima analisi dalle dimensioni dell'azienda. Una piccola azienda di 5-10 persone potrebbe avere un solo amministratore delle risorse umane, mentre una grande azienda di mille dipendenti ne avrà venti o più. Tutto dipende dall'azienda e dalle sue esigenze. Un'azienda con grandi esigenze di assunzioni stagionali può avere più addetti alle risorse umane nel personale per gestire con regolarità la formazione intensiva e le pratiche burocratiche necessarie per l'onboarding. Un'azienda con un personale molto stabile e poco fatturato richiederà un reparto risorse umane più piccolo. La gestione delle risorse umane è offerta come percorso di laurea in molte istituzioni e pone le basi per una carriera dedicata alle risorse umane. Sono inoltre disponibili numerosi programmi di certificazione per qualificare individui provenienti da altri settori. Non è raro che i dipendenti con esperienza amministrativa e gestionale effettuino la transizione verso le risorse umane. Possono farlo attraverso programmi di formazione per la certificazione. I corsi di certificazione aprono la porta a dipendenti con diplomi universitari in settori correlati ma non una laurea dedicata alle risorse umane. L'esperienza di una laurea in gestione aziendale, ad esempio, si combina bene con un certificato delle risorse umane. Per raggiungere il livello di responsabile delle risorse umane, i dipendenti lavoreranno spesso all'interno e nel ruolo delle risorse umane per 3-5 anni.
Pianificazione per la crescita
L'azienda sta per ottenere rendimenti ridimensionando rapidamente una forza lavoro. Se è in atto un piano, l'azienda può fare offerte per contratti più grandi e crescere efficacemente senza essere a corto di personale. L'aspetto progettuale si applica alle aggiunte di dipendenti a tempo indeterminato, a tempo determinato e a contratto. Un'opportunità di crescita temporanea richiede spesso lavoro stagionale oa contratto per evitare un ciclo di assunzioni e licenziamenti. La pianificazione per soddisfare queste aspettative ricade sulle risorse umane.
Quando un'azienda deve crescere rapidamente o aggiungere una grande forza lavoro stagionale, le risorse umane devono pianificare l'assunzione e gestire il reclutamento. Le fiere di reclutamento, la pubblicità e altri eventi di reclutamento sono in gran parte responsabili dell'individuazione della forza lavoro e dell'inserimento lavorativo, pur continuando a seguire le politiche e le procedure aziendali. Un grande rivenditore può assumere migliaia di dipendenti per le festività natalizie con accordi di lavoro temporaneo. Nonostante siano temporanee, le risorse umane sono comunque responsabili dell'educazione di ogni dipendente sulle politiche aziendali, le linee guida per la sicurezza sul lavoro e il loro ruolo all'interno dell'azienda. Questo viene spesso fatto sotto forma di un contratto in cui il dipendente firma dopo aver ricevuto la formazione e si impegna a seguire le politiche aziendali. Ciò tiene il dipendente responsabile delle proprie azioni sul lavoro e protegge l'azienda da azioni legali in caso di mancato rispetto. È particolarmente importante quando un gran numero di nuove persone entrano simultaneamente nel posto di lavoro. La pianificazione e la formazione delle risorse umane non solo aiutano i nuovi dipendenti a comprendere i loro ruoli e le regole, ma riducono il caos e guidano tutti nella posizione in modo che possano iniziare a lavorare ed eseguire le loro attività quotidiane.
La pianificazione della crescita è anche un requisito per ricevere contratti in molti casi. I contratti governativi sono un esempio comune in cui l'azienda deve dimostrare di poter accedere alla forza lavoro necessaria per completare un contratto. Qualsiasi accordo commerciale su larga scala, basato su contratto, è un candidato per la pianificazione delle risorse umane di questa natura. Non riuscire a dimostrare la capacità di accedere e assumere una forza lavoro qualificata può rimuovere l'azienda dalla corsa per un contratto.
Ridimensionamento
Quando si pensa a ciò che è coinvolto nella pianificazione delle risorse umane, non sempre viene in mente la riduzione e il licenziamento dei dipendenti. È comunque un aspetto critico della pianificazione. Un'azienda può perdere un cliente o un account chiave che si traduce in una forza lavoro più ampia del necessario. Questo può capovolgere finanziariamente un'azienda e ridimensionare diventa una sfortunata necessità. Il licenziamento dei dipendenti può avvenire in modo temporaneo o permanente. I licenziamenti comportano alcune conseguenze legali se gestiti in modo improprio e il dipartimento delle risorse umane deve garantire che ogni licenziamento sia giustificato e gestito correttamente. Devono lavorare attraverso il pool di dipendenti e determinare chi deve andarsene in base al contributo della direzione. La determinazione dei licenziamenti si basa sull'anzianità, sui bisogni immediati e sulla pianificazione delle risorse finanziarie. Alcuni dipendenti richiederanno pacchetti di fine rapporto e notifica e guida dell'idoneità al sussidio di disoccupazione. I contratti per una liquidazione sono costruiti dal team legale e dal dipartimento delle risorse umane. Un responsabile delle risorse umane è spesso presente durante l'annuncio di licenziamento individuale o di gruppo per garantire che tutto sia gestito correttamente.
La pianificazione durante un processo di licenziamento non è solo prudente per l'azienda, ma garantisce ai dipendenti il massimo preavviso possibile, l'accesso ai sussidi di disoccupazione e un'autentica capacità di andare avanti con la propria vita mentre cercano un nuovo lavoro. Dovrebbero anche capire perché sono avvenuti i licenziamenti, quindi non sono zoppi sulle loro spalle. A volte, gli affari vanno solo nella direzione sbagliata. Comunicare in modo efficace questo difficile messaggio richiede un eccellente team di risorse umane che comprenda davvero il processo.
Produttività e benessere dei dipendenti
La produttività sul posto di lavoro viene misurata dai manager e dai capi dipartimento, ma la pianificazione delle risorse umane può influenzare la produttività attraverso programmi e iniziative per il benessere dei dipendenti che creano un ambiente di lavoro sano e felice in cui gli individui hanno l'energia e gli atteggiamenti positivi necessari per avere successo.
Ogni luogo di lavoro è diverso, ma i reparti delle risorse umane pianificano di garantire ai dipendenti il numero minimo di pause richieste dalla legge. Inoltre, possono introdurre programmi di incentivazione, programmi sanitari, sconti per l'iscrizione a palestre e programmi di benessere generale per creare un ambiente di lavoro sano e produttivo. Anche la disposizione dei mobili, l'introduzione di piante in un ufficio e il cambiamento dell'illuminazione possono avere un impatto importante sul benessere dei dipendenti. Misurare la produttività prima e dopo l'implementazione di ogni programma può dimostrare un aumento della produzione. Costruire un ambiente di lavoro sano riduce anche i giorni di malattia e migliora le capacità a lungo termine di ciascun dipendente. La pianificazione delle risorse umane alla base dei programmi di benessere e produttività può aumentare i profitti a lungo termine, migliorando al contempo il morale sul posto di lavoro.
Le risorse umane fungono anche da strumento di comunicazione con i dipendenti. Possono interrogare i dipendenti assicurandosi che non vengano eseguite ripercussioni per risposte indesiderate. La capacità di raccogliere feedback onesti dei dipendenti funge da identificatore chiave per i punti deboli dell'azienda. Il dipartimento delle risorse umane può essenzialmente scoprire problemi nascosti che i dipendenti non si sentono a proprio agio a risolvere in altro modo. Il processo di indagine può avere un notevole impatto positivo sulla promozione di un business di maggior successo.
Oltre al benessere di base e alla creazione di uno spazio di lavoro positivo, le risorse umane sono responsabili della cura della salute mentale. Sono una risorsa neutrale e segnalano sul campo molestie e cattiva condotta sul posto di lavoro. Questo sbocco è importante per sviluppare un luogo di lavoro sicuro per tutti. Se si sviluppa una tendenza a molestie o cattiva condotta, il dipartimento è responsabile della pianificazione di una linea d'azione per risolvere il problema. Se hanno fatto la pianificazione necessaria per costruire un manuale del dipendente con le politiche che ogni dipendente ha appreso e firmato in un contratto, agire è facile da giustificare da un punto di vista logico e legale. Al fine di gestire i conflitti e mettere in pratica la risoluzione dei conflitti, tuttavia, è necessaria una pianificazione avanzata per definire confini chiari e tracciare una road map utilizzabile per gestire efficacemente tali situazioni.
Pianificazione legale
Lo scopo principale delle risorse umane è creare un sistema di controlli ed equilibri sul posto di lavoro. Il dipartimento delle risorse umane dovrebbe rappresentare allo stesso modo gli interessi di ogni dipendente. Ciò significa che il CEO è legato alla stessa serie di standard degli stagisti dal punto di vista delle risorse umane. Al fine di ritenere tutti responsabili del proprio comportamento, il dipartimento deve formare tutti e definire linee guida chiare. Ciò costituisce un precedente legale all'interno dell'azienda con l'intenzione di renderla un luogo di lavoro sicuro e confortevole. L'aspetto principale della pianificazione legale riguarda il manuale del dipendente e la politica aziendale. Sebbene questi documenti spesso sembrino qualcosa da esaminare durante il processo di assunzione, sono molto importanti e impostati possono fungere da contratto legale tra l'azienda e il dipendente. Proteggono l'azienda da conseguenze legali quando l'azienda segue il protocollo e rimprovera i trasgressori e proteggono anche il dipendente da molestie e maltrattamenti sul lavoro.
Gestione del rischio
Nel senso più ampio delle cose, la gestione delle risorse umane serve a gestire e mitigare il rischio. I processi di pianificazione creano un ambiente di lavoro sicuro che soddisfa gli standard normativi mentre si costruisce un ambiente sano. Ciò offre ai dipendenti l'opportunità di prosperare in un posto di lavoro con pari opportunità. Limita anche la responsabilità legale per l'azienda che fa molto di più che proteggere solo l'azienda. Una grande causa ha il potenziale per chiudere un'azienda e rimuovere i posti di lavoro per tutti, compresi quelli che non sono coinvolti. La gestione del rischio attraverso le risorse umane garantisce all'azienda di resistere alle accuse perché ha seguito una rigida procedura delle risorse umane e tutela i lavoratori tanto quanto l'azienda stessa.
