Le leggi federali sul lavoro richiedono che tu conservi i registri delle buste paga per i tuoi dipendenti, ma non devi generare uno stub di assegno per te o per i tuoi dipendenti. Tuttavia, alcuni stati hanno leggi sul lavoro che rendono obbligatorio fornire informazioni dettagliate sui salari ai dipendenti. Ad esempio, in Illinois, un datore di lavoro deve fornire una matrice o un documento separato che elenca tutte le detrazioni e in California, i datori di lavoro devono fornire al dipendente una matrice o un documento contabile per tutti i dati sui salari utilizzati per calcolare la sua retribuzione netta. È possibile conservare una copia delle buste paga come parte dei registri obbligatori delle buste paga. A meno che lo stub non contenga tutte le informazioni richieste, tuttavia, lo stub da solo non soddisferà le leggi federali.
Informazioni che devi conservare
La legge federale richiede di conservare le informazioni di base su ciascun dipendente, inclusi nome completo e indirizzo, numero di previdenza sociale, sesso, occupazione e, se un dipendente ha meno di 19 anni, la sua data di nascita. Ogni record del libro paga deve mostrare il giorno e l'ora in cui è iniziata la settimana lavorativa, il numero di ore lavorate ogni giorno dal dipendente e le ore totali della settimana lavorativa. I registri devono mostrare la base per la determinazione del salario. È necessario mostrare la normale tariffa oraria del dipendente, la retribuzione regolare totale e la retribuzione totale degli straordinari per i dipendenti non esenti, ma è possibile escludere queste informazioni per i dipendenti esenti. I registri devono dettagliare ogni detrazione o aggiunta che interessa la retribuzione del dipendente, la retribuzione netta totale, il periodo di paga e la data di pagamento.
Periodo di conservazione
Sebbene le leggi statali varino, gli statuti federali richiedono di conservare i registri delle buste paga, i registri degli acquisti e delle vendite utilizzati per calcolare le buste paga e i contratti sindacali per un minimo di tre anni. Conserva i documenti di origine per le buste paga, come timecard, biglietti di lavoro e orari, per almeno due anni.
Documenti di origine
È possibile chiedere ai dipendenti di utilizzare un orologio, registrare i loro orari di inizio e fine elettronicamente o preparare un rapporto manuale sull'orario. La legge federale consente inoltre di accettare un rapporto di un cronometrista sull'orario di lavoro di ciascun dipendente. Se il dipendente lavora con un orario fisso, è possibile conservare una copia dell'orario e registrare solo le eccezioni.
Archiviazione dei record
La legge federale richiede ai datori di lavoro di conservare i registri delle buste paga in un luogo sicuro presso il luogo di lavoro del dipendente o presso la sede centrale del datore di lavoro. Se un ispettore del Dipartimento del lavoro richiede un esame dei tuoi registri, devi essere in grado di produrre file archiviati fuori sede non più di 72 ore dopo aver effettuato la richiesta. Poiché le buste paga e i registri delle buste paga contengono informazioni personali, è meglio tenere tali file in un cassetto chiuso a chiave con accesso limitato solo a coloro che hanno una reale necessità di rivedere i file.
