I piani aziendali possono cambiare rapidamente con poco o nessun preavviso. A volte è necessario annullare una proposta o un accordo in una lettera commerciale inviata in precedenza. Il mutamento delle circostanze potrebbe aver reso impossibile o impraticabile rispettare i termini della lettera. La lettera può contenere informazioni relative a un appuntamento, un acquisto o altri affari precedentemente concordati.
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Chiama la parte a cui è stata indirizzata la lettera commerciale e comunica loro che non sei in grado o non vuoi rispettare i termini della lettera. Contattali il prima possibile in modo che abbiano l'opportunità di prendere accordi alternativi. Metti in chiaro che stai annullando le proposte o gli impegni contenuti nella lettera.
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Scrivi una lettera al destinatario della lettera commerciale. Includi le informazioni di contatto della tua attività all'inizio della lettera. Indica la data della lettera che intendi rescindere e un breve riassunto delle parti pertinenti dell'accordo o della proposta. L'uso di un linguaggio chiaro e conciso comunica in modo inequivocabile il tuo desiderio di rescindere la lettera.
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Spedisci la lettera di rescissione insieme a una copia della lettera che viene revocata all'altra parte. Invia i documenti tramite posta raccomandata o certificata. Vuoi documentare la tua rescissione in caso di ulteriore controversia sulla questione.
