La comunicazione e il modo in cui vai d'accordo con gli altri membri del team sono fondamentali per il successo di un progetto. Vari tipi di comunicazione possono essere coinvolti nella pianificazione complessiva e nell'esecuzione del progetto finale e possono includere interazioni verbali, scritte, elettroniche e faccia a faccia. Anche il flusso di informazioni gioca un ruolo importante nel successo del tuo progetto.
Scritto
La comunicazione scritta viene facilmente copiata e inviata a tutti i membri del team. Date di scadenza, procedure e politiche aziendali devono essere inviate in forma scritta per evitare malintesi. La posta elettronica è una forma efficace per comunicare informazioni importanti, soprattutto quando parti del team di progetto si trovano in luoghi diversi. La chiarezza è fondamentale per fornire dettagli esatti e informazioni pertinenti a tutti i partecipanti. Dovresti evitare di sovraccaricare i membri del team con i dati e dare la priorità alle informazioni di cui i membri del team hanno bisogno per completare le loro sezioni del progetto. Evita di sovraccaricare i membri del progetto con documenti e dati irrilevanti.
Elettronico
Oltre ai messaggi e alle indicazioni nelle e-mail, puoi utilizzare strumenti elettronici per facilitare comunicazioni rapide ed efficaci. Usa le riunioni video quando i partecipanti potrebbero trarre vantaggio dal brainstorming o da domande e risposte quando il tuo team è distribuito in luoghi diversi. Puoi allegare fogli di calcolo e file video alle e-mail per presentazioni più approfondite ai membri del team. Usa le tue pagine web interne per fornire informazioni e aggiornamenti a cui i partecipanti al progetto possono accedere in qualsiasi momento e luogo. Un sito web è una risorsa efficace che consente a tutti i membri del team di seguire l'avanzamento del progetto, anche nelle aree in cui non avranno un ruolo.
Faccia a faccia
Le riunioni faccia a faccia, individualmente e come team, svolgono un ruolo fondamentale nei processi di comunicazione complessivi che portano al completamento con successo del progetto. Quando parli personalmente con un membro del team, puoi valutare le reazioni e assicurarti che il tuo messaggio venga ricevuto. Riunire i membri del team migliora il morale e può stimolare la creatività e l'entusiasmo per il progetto. Le riunioni sono appropriate quando l'agenda è pianificata e vuoi assicurarti che tutte le persone coinvolte ascoltino lo stesso messaggio. Workshop, seminari e incontri provocano collaborazione e libero scambio di nuove idee.
Reattivo
Un aspetto di vitale importanza della comunicazione che viene spesso trascurato è l'ascolto. L'ascolto attivo è necessario per far sapere ai membri del team che ciò che hanno detto, scritto o mostrato è stato ricevuto in modo appropriato. Il feedback è disponibile in una varietà di forme. Di persona, il tuo linguaggio del corpo ritrae il tuo livello di attenzione, mentre le domande e gli input tempestivi indicano che hai sentito il messaggio. Risposte e-mail, messaggi di testo e promemoria consentono agli altri membri del team di sapere che i loro messaggi sono stati ricevuti e compresi.
